6 bước quy trình vận chuyển hàng hóa quốc tế bằng đường biển chi tiết

Đối với các doanh nghiệp, chủ kho sỉ và chủ shop kinh doanh quy mô lớn, vận chuyển hàng hóa quốc tế bằng đường biển luôn là lựa chọn hàng đầu để tối ưu chi phí logistics. Tuy nhiên, đường biển là một chuỗi kết nối phức tạp từ kho xuất hàng, cảng đi, hãng tàu, thủ tục hải quan cho đến kho nhận.

Nếu không nắm rõ quy trình, doanh nghiệp rất dễ rơi vào cảnh bị giam hàng tại cảng, trễ lịch tàu hoặc phát sinh các khoản phụ phí vô lý.

Bài viết này, Báo Đen Logistics sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình 6 bước vận chuyển hàng hóa quốc tế bằng đường biển chuẩn chính ngạch, giúp bạn chủ động trong chuỗi cung ứng hàng hóa từ nước ngoài (đặc biệt là tuyến Trung – Việt) về tới kho an toàn.

1.Vì sao doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình vận chuyển hàng hóa quốc tế bằng đường biển?

Việc am hiểu lộ trình vận chuyển hàng hóa quốc tế bằng đường biển không chỉ dành riêng cho các công ty logistics mà trực tiếp mang lại lợi ích thiết thực cho chủ hàng:

• Chủ động kiểm soát tiến độ: Giúp doanh nghiệp dự phóng chính xác thời gian hàng về kho, tránh tình trạng đứt gãy chuỗi cung ứng hoặc trễ mùa kinh doanh.

• Tránh rủi ro phát sinh chi phí: Hiểu rõ các cột mốc làm thủ tục giúp bạn hạn chế tối đa phí lưu container (DEM), phí lưu kho bãi (DET) và các phụ phí bến cảng (THC, CIC, LSS…).

• Đảm bảo tính pháp lý minh bạch: Giúp hàng hóa thông quan chính ngạch, có đầy đủ hóa đơn VAT, chứng từ kiểm định, sẵn sàng cho việc lưu thông bán lẻ trên thị trường.

• Tối ưu hóa giá vốn sản phẩm: Khi quy trình vận hành trơn tru, chi phí phát sinh bằng 0, giá vốn hàng hóa của bạn sẽ cạnh tranh vượt trội so với đối thủ.

2. Quy trình 6 bước vận chuyển hàng hóa quốc tế bằng đường biển chi tiết từ A – Z

Dưới đây là 6 bước trong hoạt động vận chuyển hàng hóa quốc tế bằng đường biển được chuẩn hóa theo tiêu chuẩn logistics quốc tế hiện đại.

Bước 1: Tiếp nhận thông tin, chốt đơn hàng và chuẩn bị chứng từ ban đầu

Mọi hành trình vận chuyển hàng hóa quốc tế bằng đường biển đều bắt đầu từ việc chuẩn bị dữ liệu chính xác. Sai sót ở bước này sẽ kéo theo hàng loạt hệ lụy về sau.

1. Xóa bỏ bất đồng thông tin đơn hàng

Doanh nghiệp và đơn vị vận chuyển cần thống nhất rõ các thông tin kỹ thuật của lô hàng:

• Tên hàng hóa chính xác: Đúng chủng loại, model, công năng sử dụng.

• Số lượng & Quy cách: Trọng lượng tổng (Gross Weight – GW), thể tích tổng (CBM), số lượng kiện/thùng.

• Điều kiện giao hàng (Incoterms): FOB, EXW, CIF hay DDP…

• Hình thức đi hàng: Vận chuyển nguyên container (FCL) hay ghép hàng lẻ (LCL).

2. Chuẩn bị bộ chứng từ thương mại cơ bản

Để hoạt động vận chuyển hàng hóa bằng đường biển diễn ra thuận lợi, người bán/nhà cung cấp cần phát hành ngay bộ hồ sơ gốc bao gồm:

• Hợp đồng thương mại (Sales Contract).

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).

• Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List).

Bước 2: Đặt lịch tàu (booking shipping space) và tiếp nhận hàng tại kho/xưởng

Sau khi đã có thông số lô hàng, bước tiếp theo trong quy trình vận chuyển hàng hóa quốc tế bằng đường biển là làm việc với hãng tàu hoặc đại lý vận tải (Forwarder) để đặt chỗ.

1. Lựa chọn hãng tàu và lấy booking note

Đơn vị dịch vụ logistics sẽ tiến hành tìm kiếm lịch tàu phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp:

• So sánh cước tàu (ocean freight) và thời gian vận chuyển (transit time).

• Lựa chọn tuyến đi trực tiếp (direct) hoặc quá cảnh (transhipment).

• Phát hành lệnh đặt chỗ (booking note) xác nhận thông tin: tên tàu, số chuyến, cảng đi, cảng đến, hạn chót đóng hàng (Cut-off time).

2. Vận chuyển nội địa ra cảng xuất/kho gom

Tùy thuộc vào điều kiện giao hàng đã thỏa thuận:

• Hàng nguyên container (FCL): Xe đầu kéo đưa container rỗng từ depot về xưởng để đóng hàng, sau đó kẹp seal hải quan và kéo ngược ra bãi cảng (CY).

• Hàng ghép lẻ (LCL): Hàng hóa được xe tải chở về kho gom hàng lẻ (CFS). Tại đây, đơn vị vận tải sẽ phân loại, đóng kiện pallet cẩn thận trước khi gom chung container với các chủ hàng khác.

Bước 3: Làm thủ tục hải quan xuất khẩu tại nước đi

Trước khi lô hàng vận chuyển hàng hóa bằng đường biển có thể rời cảng nước xuất khẩu (ví dụ: Trung Quốc), nó phải trải qua quá trình kiểm soát hải quan nghiêm ngặt.

1. Khai báo tờ khai hải quan xuất khẩu

Doanh nghiệp hoặc đơn vị ủy thác tiến hành lên tờ khai trên hệ thống thông quan điện tử của nước xuất khẩu. Các thông tin cần chính xác:

• Mã HS Code của hàng hóa.

• Trị giá hóa đơn (customs value).

• Các chứng nhận xuất xứ, giấy phép xuất khẩu (nếu hàng thuộc diện quản lý đặc biệt).

2. Kiểm hóa và thông quan xuất khẩu

• Tùy thuộc vào kết quả phân luồng hải quan, lô hàng có thể được thông quan ngay hoặc phải mở container kiểm tra thực tế (kiểm hóa).

• Sau khi hoàn tất kiểm tra và nộp đầy đủ lệ phí, hải quan nước xuất khẩu sẽ bấm thông quan, cho phép xếp container lên tàu.

Bước 4: Vận chuyển hàng hóa bằng đường biển quốc tế

Đây là giai đoạn hàng hóa thực sự lưu thông trên biển từ cảng xuất phát đến cảng đích.

1. Bốc xếp container lên tàu

• Hàng hóa sau khi thông quan sẽ được hệ thống cẩu cảng bốc xếp lên đúng vị trí trên tàu theo sơ đồ định sẵn (Stowage Plan).

• Hãng tàu phát hành vận đơn đường biển (bill of lading – B/L). Đây là chứng từ quan trọng nhất xác nhận quyền sở hữu lô hàng.

2. Theo dõi lộ trình (cargo tracking)

Trong suốt hải trình vận chuyển hàng hóa quốc tế bằng đường biển:

• Đơn vị logistics chuyên nghiệp sẽ liên tục cập nhật trạng thái vị trí của tàu thông qua hệ thống định vị GPS.

• Chủ hàng được nhận thông báo kịp thời nếu tàu gặp thời tiết xấu, thay đổi tuyến đường hoặc bị chậm lịch cập cảng (delay).

Bước 5: Làm thủ tục hải quan nhập khẩu tại cảng đích (Việt Nam)

Khi tàu cập cảng nhận hàng (như Hải Phòng, Đà Nẵng, TP.HCM), bước quyết định sự thành bại của lộ trình vận chuyển hàng hóa quốc tế bằng đường biển chính là khâu thông quan nhập khẩu.

1. Nhận thông báo hàng đến (arrival notice)

Hãng tàu gửi thông báo hàng đến (notice of arrival) cho người nhận hàng (consignee) trước khi tàu cập cảng 1 – 2 ngày. Người nhận tiến hành đổi vận đơn để lấy lệnh giao hàng (delivery order – D/O) và nộp các phụ phí local charges tại cảng.

2. Truyền tờ khai hải quan nhập khẩu

• Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số truyền tờ khai nhập khẩu lên hệ thống VNACCS.

• Áp mã HS Code chính xác để xác định mức thuế nhập khẩu và thuế VAT.

3. Xử lý phân luồng hải quan

• Luồng Xanh: Tờ khai được thông quan tự động. Doanh nghiệp chỉ cần nộp thuế và ra cảng lấy hàng.

• Luồng Vàng: Hải quan kiểm tra chi tiết bộ hồ sơ giấy (Invoice, Packing List, C/O, Giấy đăng ký kiểm tra chuyên ngành…).

• Luồng Đỏ: Hải quan tiến hành rút ruột container để kiểm tra thực tế hàng hóa tại bãi.

Bước 6: Thông quan, tải hàng về kho và hoàn tất giao nhận

Sau khi tờ khai nhập khẩu được hải quan phê duyệt thông quan và doanh nghiệp hoàn tất nghĩa vụ thuế:

1. Thanh toán cước bãi và lấy hàng ra khỏi cảng

• Đơn vị vận tải trình lệnh D/O và chứng từ thông quan cho bộ phận thương vụ cảng để phát hành phiếu giao nhận container (EIR).

• Đội xe đầu kéo hoặc xe tải thùng tiếp nhận container/kiện hàng lẻ từ cảng.

2. Giao hàng tại kho và kiểm kê

• Xe vận chuyển đưa hàng về tận kho của người mua.

• Tiến hành dỡ hàng, kiểm đếm số lượng, kiểm tra tình trạng đóng gói ngoại quan.

• Hai bên ký biên bản giao nhận hàng hóa (POD – Proof of Delivery) và hoàn tất hợp đồng vận chuyển hàng hóa quốc tế bằng đường biển.

3. Top 3 rủi ro thường gặp khi vận chuyển hàng hóa quốc tế bằng đường biển & cách phòng tránh

Mặc dù quy trình 6 bước đã được chuẩn hóa, thực tế hoạt động vận chuyển hàng hóa bằng đường biển vẫn tồn tại những bẫy rủi ro mà nếu thiếu kinh nghiệm, doanh nghiệp sẽ phải trả giá đắt.

1. Áp sai mã HS dẫn đến bị phạt hải quan

• Hậu quả: Bị hải quan tham vấn giá, áp lại mức thuế cao hơn, bị phạt hành chính và chuyển toàn bộ các lô hàng sau vào luồng đỏ.

• Giải pháp: Tham vấn trước mã HS  từ các chuyên gia hải quan am hiểu thực tế thị trường trước khi cho hàng đi.

2. Phát sinh vô số phụ phí ẩn tại cảng (local charges)

• Hậu quả: Nhiều bên báo giá cước biển (ocean freight) rất rẻ, nhưng khi hàng về đến cảng Việt Nam thì phát sinh hàng chục loại phụ phí vô lý (phí vệ sinh container, phí chứng từ cao ngất ngưỡng, phí lưu bãi…), khiến tổng chi phí đội lên gấp đôi.

• Giải pháp: Yêu cầu công ty logistics báo giá trọn gói A-Z (All-in), cam kết không phát sinh phụ phí ẩn bằng văn bản.

3. Tắc biên, kẹt cảng, trễ lịch tàu (delay)

• Hậu quả: Hàng hóa đến muộn, bỏ lỡ thời điểm vàng bán hàng, đọng vốn lưu động.

• Giải pháp: Chủ động lên kế hoạch gom hàng trước 2-3 tuần và chọn đối tác vận tải có liên kết trực tiếp với các hãng tàu lớn, sở hữu kho bãi mạnh ở cả 2 đầu bến.

4. Báo Đen Logistics – Giải pháp vận chuyển hàng hóa quốc tế bằng đường biển uy tín, chuẩn chính ngạch

Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một đối tác đồng hành đáng tin cậy để đơn giản hóa quy trình vận chuyển hàng hóa quốc tế bằng đường biển tuyến Trung – Việt, Báo Đen Logistics chính là điểm tựa vững chắc cho chuỗi cung ứng của doanh nghiệp bạn.

Vì sao hàng nghìn chủ doanh nghiệp chọn Báo Đen Logistics?

• Tư vấn mã HS chính xác: hạn chế rủi ro bị bác bỏ trị giá hoặc áp sai mức thuế hải quan.
• Thủ tục chính ngạch chuẩn chỉnh: làm thủ tục hải quan và xuất hóa đơn VAT đầy đủ, đúng pháp luật.
• Kho bãi chính chủ: ở Bằng Tường, Quảng Châu (Trung Quốc), ba miền Bắc-Trung-Nam: Hà Nội, Đà Nẵng, TP. Hồ Chí Minh
• Báo giá minh bạch, cam kết: báo giá chi tiết ngay từ đầu, không phát sinh chi phí ẩn vô lý tại cảng Việt Nam.

5. Kết Luận

Nắm vững quy trình 6 bước vận chuyển hàng hóa quốc tế bằng đường biển là chìa khóa giúp doanh nghiệp làm chủ dòng tiền, tối ưu chi phí logistics và nâng cao năng lực cạnh tranh. Thay vì tự mình gánh vác những thủ tục hải quan phức tạp hay lo sợ rủi ro giam hàng tại cảng, hãy để một đơn vị chuyên nghiệp thay doanh nghiệp bạn vận hành trơn tru hải trình này.

—