Cuối năm là thời điểm nhiều doanh nghiệp nhập khẩu quà tặng doanh nghiệp như bộ ấm chén, bình giữ nhiệt, đồ gia dụng, túi vải, áo mưa, sổ tay, đồng hồ hoặc các sản phẩm in logo để tri ân khách hàng, đối tác và nhân viên.
Tuy nhiên, quà tặng doanh nghiệp không phải là một nhóm hàng có mã HS hay chính sách nhập khẩu riêng. Thủ tục thực tế sẽ phụ thuộc vào loại sản phẩm, chất liệu, công dụng và mục đích sử dụng của từng mặt hàng.
Vì vậy, nếu doanh nghiệp đang chuẩn bị nhập quà tặng số lượng lớn từ Trung Quốc cho dịp cuối năm, việc chuẩn bị chứng từ và xác định chính sách hàng hóa từ sớm sẽ giúp hạn chế tình trạng hàng về sát thời điểm tặng nhưng chưa thể thông quan.
1. Quà tặng doanh nghiệp nhập khẩu từ Trung Quốc có được không?
Doanh nghiệp được phép nhập khẩu các loại quà tặng từ Trung Quốc nếu sản phẩm không thuộc danh mục hàng hóa cấm nhập khẩu hoặc hàng hóa phải đáp ứng điều kiện, giấy phép chuyên ngành mà doanh nghiệp chưa thực hiện.
Điểm cần lưu ý là cụm từ “quà tặng doanh nghiệp” chỉ thể hiện mục đích sử dụng, không quyết định chính sách nhập khẩu.
Ví dụ:
- Nhập bình giữ nhiệt → xác định mã HS và chính sách theo sản phẩm bình giữ nhiệt.
- Nhập bộ ấm chén → thực hiện theo quy định đối với sản phẩm bằng sứ/gốm.
- Nhập áo mưa → xác định theo chất liệu và cấu tạo sản phẩm.
- Nhập áo thun → xác định theo loại hàng may mặc và thành phần vải.
- Nhập máy xay cầm tay → thực hiện theo chính sách quản lý đối với thiết bị điện.
Do đó, trước khi đặt hàng, doanh nghiệp nên xác định chính xác từng sản phẩm thay vì chỉ khai báo chung là “quà tặng”.
2. Mã HS của quà tặng doanh nghiệp
Không có một mã HS chung cho quà tặng doanh nghiệp. Mỗi sản phẩm phải được phân loại theo cấu tạo, chất liệu, công dụng và các quy tắc phân loại hàng hóa.
Ví dụ, nếu doanh nghiệp nhập một số mặt hàng phổ biến để làm quà cuối năm:
| Sản phẩm | Nhóm HS tham khảo |
|---|---|
| Áo thun | 6109 |
| Bình giữ nhiệt | 9617 |
| Bộ ấm chén bằng sứ | 6912 |
| Túi vải | 4202 |
| Ô, dù | 6601 |
| Bút bi | 9608 |
| Đồng hồ đeo tay | 9102 |
Ví dụ: Doanh nghiệp đặt 1.000 bộ quà tặng gồm bình giữ nhiệt bằng inox và hộp giấy có in logo. Khi làm thủ tục, hàng hóa cần được phân loại theo sản phẩm thực tế, không khai một mã HS chung cho cả “bộ quà tặng” nếu các thành phần có bản chất và mã HS khác nhau.
Đây là một trong những điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý khi thực hiện thủ tục nhập khẩu quà tặng doanh nghiệp số lượng lớn.
Lưu ý: Mã HS trên chỉ mang tính tham khảo. Mã chính xác cần căn cứ vào thông số, cấu tạo và hình ảnh thực tế của từng sản phẩm.
3. Thuế nhập khẩu quà tặng doanh nghiệp
Thuế nhập khẩu quà tặng doanh nghiệp được xác định theo mã HS của từng mặt hàng.
Doanh nghiệp có thể phát sinh:
- Thuế nhập khẩu.
- Thuế giá trị gia tăng (VAT).
Đối với hàng nhập khẩu từ Trung Quốc, nếu hàng hóa đáp ứng điều kiện về xuất xứ và có C/O Form E hợp lệ, doanh nghiệp có thể xem xét áp dụng thuế suất ưu đãi đặc biệt theo ACFTA.
Do đó, ngay từ khi làm việc với nhà cung cấp, doanh nghiệp nên trao đổi về khả năng cung cấp C/O nếu muốn tận dụng ưu đãi thuế.
4. Hồ sơ nhập khẩu quà tặng doanh nghiệp cần chuẩn bị
Về cơ bản, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ chứng từ phù hợp với lô hàng, trong đó thường có:
- Tờ khai hải quan.
- Commercial Invoice.
- Packing List.
- Hợp đồng mua bán.
- Vận đơn.
- C/O nếu có.
- Catalogue, hình ảnh hoặc tài liệu kỹ thuật nếu cần xác định mã HS.
- Chứng từ kiểm tra chuyên ngành đối với mặt hàng thuộc diện quản lý.
Báo Đen Logistics cũng lưu ý doanh nghiệp nên thống nhất thông tin giữa hợp đồng, invoice, packing list, vận đơn và hàng thực tế. Đây là những chứng từ cốt lõi trong bộ hồ sơ nhập khẩu chính ngạch.
5. Quy trình nhập khẩu quà tặng doanh nghiệp từ Trung Quốc
Bước 1: Xác định danh sách quà tặng
Doanh nghiệp cần chốt trước:
- Tên sản phẩm.
- Số lượng.
- Chất liệu.
- Kích thước.
- Công dụng.
- Có in logo hay không.
- Quy cách đóng gói.
Đặc biệt với các combo quà tặng, nên lập danh sách từng sản phẩm thay vì chỉ ghi tên chung là “gift set”.
Bước 2: Kiểm tra mã HS và chính sách
Dựa trên thông tin sản phẩm, doanh nghiệp xác định mã HS và kiểm tra xem mặt hàng có thuộc diện:
- Kiểm tra chuyên ngành.
- Chứng nhận hợp quy.
- Công bố hợp quy.
- Giấy phép nhập khẩu.
- Điều kiện quản lý khác.
hay không.
Đây là bước nên thực hiện trước khi đặt hàng, bởi nếu phát hiện yêu cầu chuyên ngành sau khi hàng đã về cửa khẩu, doanh nghiệp có thể bị động về thời gian.
Bước 3: Chuẩn bị chứng từ
Nhà cung cấp Trung Quốc chuẩn bị invoice, packing list, hợp đồng, vận đơn và các chứng từ liên quan.
Nếu có nhiều loại quà tặng trong cùng một lô, thông tin trên chứng từ cần thể hiện rõ từng sản phẩm, số lượng và quy cách.
Bước 4: Khai báo và thông quan
Đơn vị nhập khẩu hoặc logistics thực hiện khai tờ khai trên hệ thống hải quan, khai mã HS, trị giá, xuất xứ và các thông tin liên quan.
Sau khi hoàn thành nghĩa vụ thuế và các yêu cầu quản lý chuyên ngành (nếu có), hàng được thông quan.
Bước 5: Vận chuyển về kho
Sau khi hoàn tất thủ tục, hàng được đưa về kho doanh nghiệp để kiểm đếm, đóng gói thành bộ quà tặng hoặc phân phối cho khách hàng, đối tác.
6. Nhập quà tặng doanh nghiệp cuối năm cần lưu ý gì?
1. Đừng chờ sát Tết mới nhập hàng
Nếu quà tặng phục vụ chương trình tri ân cuối năm, doanh nghiệp nên dự trù thời gian cho cả sản xuất – vận chuyển – thông quan – xử lý phát sinh – đóng gói.
Đặc biệt, các đơn hàng in logo hoặc OEM thường cần thêm thời gian sản xuất so với hàng có sẵn.
2. Kiểm tra chính sách trước khi chốt sản phẩm
Không nên mặc định rằng hàng dùng làm quà tặng thì thủ tục đơn giản hơn hàng kinh doanh.
Chính sách được xác định chủ yếu theo bản chất hàng hóa, không phải việc doanh nghiệp sử dụng sản phẩm để tặng khách hàng hay bán ra thị trường.
3. Kiểm tra kỹ hàng có logo, thương hiệu
Nếu doanh nghiệp đặt hàng OEM hoặc in logo thương hiệu của chính mình, cần thống nhất rõ với nhà cung cấp về quyền sử dụng logo, thiết kế và bao bì.
Với hàng mang thương hiệu của bên thứ ba, cần đặc biệt lưu ý vấn đề sở hữu trí tuệ và nguồn gốc hàng hóa.
4. Không nên gộp nhiều sản phẩm thành một mã HS
Một bộ quà tặng có thể gồm nhiều sản phẩm với chất liệu và công dụng khác nhau. Việc xác định mã HS cần thực hiện theo từng sản phẩm hoặc theo đúng quy tắc phân loại đối với bộ hàng hóa nếu đủ điều kiện áp dụng.
7. Báo Đen Logistics – Giải pháp nhập khẩu quà tặng doanh nghiệp cuối năm trọn gói
Với những doanh nghiệp cần nhập quà tặng doanh nghiệp số lượng lớn vào dịp cuối năm, Báo Đen Logistics tự hào là đơn vị uy tín đồng hành cùng doanh nghiệp.
Dịch vụ tại Báo Đen Logistics bao gồm:
- Nhận hàng tại nhà máy Trung Quốc.
- Khai báo hải quan, tư vấn hồ sơ nhập khẩu.
- Vận chuyển chính ngạch Trung Quốc – Việt Nam.
- Theo dõi lộ trình hàng hóa.
- Hệ thống kho tại Hà Nội, Đà Nẵng và TP.HCM.
8. Kết luận
Thủ tục nhập khẩu quà tặng doanh nghiệp không có một quy trình riêng cho tất cả sản phẩm. Chính sách, mã HS và thuế được xác định dựa trên từng loại hàng hóa cụ thể.
Nếu doanh nghiệp đang chuẩn bị nhập quà tặng cuối năm từ Trung Quốc, nên chốt sản phẩm, kiểm tra mã HS và chính sách quản lý trước khi đặt hàng, đồng thời chuẩn bị chứng từ sớm để hạn chế rủi ro khi thông quan.
Đặc biệt với các lô hàng số lượng lớn, việc lựa chọn đơn vị logistics có kinh nghiệm xử lý hàng Trung Quốc sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn về tiến độ nhập hàng và kế hoạch trao tặng cuối năm.
