Quy trình vận tải đường biển: 7 bước doanh nghiệp cần nắm trước khi nhập khẩu

• Mục tiêu: Bài viết cung cấp cái nhìn thực tế về các bước luân chuyển một lô hàng sỉ lớn từ nhà xưởng Trung Quốc về đến kho Việt Nam.
• Giải pháp: Phân tích chi tiết quy trình vận tải đường biển chính ngạch để doanh nghiệp biết cách chuẩn bị hồ sơ sạch, tránh bẫy phụ phí ẩn tại cảng như: xác nhận đơn hàng và chuẩn bị chứng từ, nhận hàng tại nhà máy hoặc kho Trung Quốc, đóng gói và đặt lịch tàu, làm thủ tục hải quan xuất khẩu tại Trung Quốc, vận chuyển hàng hóa bằng đường biển, thông quan nhập khẩu tại Việt Nam, giao hàng đến kho doanh nghiệp.

1. Vì sao doanh nghiệp cần hiểu rõ quy trình vận tải đường biển?

• Kiểm soát chặt chẽ giá vốn: Biết rõ dòng tiền sẽ chi trả cho những khâu nào, từ cước tàu thô, phí bốc xếp container đến các loại phụ phí tại cảng đích.
• Giảm thiểu rủi ro giam hàng: Việc hiểu đúng quy trình vận tải đường biển giúp bạn chuẩn bị trước các giấy phép kiểm tra chuyên ngành (đối với máy móc, đồ điện gia dụng), hạn chế việc sửa tờ khai hải quan.
• Chủ động tiến độ kinh doanh: Giúp bộ phận mua hàng phối hợp nhịp nhàng với đơn vị logistics để kịp lịch tàu chạy, không lo đứt gãy nguồn cung vào mùa cao điểm.

2. Quy trình vận tải đường biển gồm 7 bước

Bước 1. Xác nhận đơn hàng và chuẩn bị chứng từ

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
• Phiếu đóng gói (Packing List)
• Hợp đồng mua bán

Bước 2. Nhận hàng tại nhà máy hoặc kho Trung Quốc

Bước 3. Đóng gói và đặt lịch tàu (Booking)

Bước 4. Làm thủ tục hải quan xuất khẩu tại Trung Quốc

Bước 5. Vận chuyển hàng hóa bằng đường biển

Bước 6. Thông quan nhập khẩu tại Việt Nam

Bước 7. Giao hàng đến kho doanh nghiệp

3. Những lưu ý giúp quy trình vận tải đường biển diễn ra thuận lợi

• Tối ưu quy cách đóng gói: Đối với hàng nặng, hàng cồng kềnh, bạn nên đóng pallet hoặc kiện gỗ chắc chắn. Việc này giúp khâu bốc xếp container diễn ra nhanh hơn và bảo vệ hàng hóa khỏi va đập khi gặp sóng lớn.
• Chủ động kế hoạch đặt hàng sớm: Hãy lên lịch mua hàng trước từ 2 – 3 tuần để trừ hao những biến động về lịch tàu hoặc tình trạng quá tải tại cảng vào mùa cao điểm, giúp quy trình vận tải đường biển không bị động.
• Phân tích chi tiết bảng báo giá: Hãy yêu cầu đối tác công ty dịch vụ logistics cung cấp báo giá minh bạch ngay từ đầu. Việc nắm rõ các khoản phí chứng từ, phí lưu kho bãi giúp bạn kiểm soát quy trình vận tải đường biển mà không sợ các khoản chi phí ẩn phát sinh tại cảng đích.

4. Những sai lầm doanh nghiệp thường gặp trong quy trình vận tải đường biển

• Áp sai mã HS của hàng hóa: Việc này dẫn đến tính sai tiền thuế, khiến cơ quan hải quan giữ hàng lại để kiểm hóa, làm kéo dài vô thời hạn.
• Lựa chọn sai hình thức vận chuyển: Nhập lô hàng quá nhỏ nhưng lại thuê nguyên container (FCL) gây lãng phí, hoặc đi hàng cồng kềnh nhưng không biết cách tính thể tích (CBM) để tối ưu chi phí.
• Tin vào quảng cáo giá rẻ vô căn cứ: Chọn các bên trung gian không có năng lực hải quan mạnh, đến khi hàng gặp sự cố tại cảng thì không biết cách xử lý chứng từ, làm gián đoạn toàn bộ quy trình vận tải đường biển của doanh nghiệp bạn.

5. Báo Đen Logistics – Đồng hành cùng doanh nghiệp trong toàn bộ quy trình vận tải đường biển

• Báo giá minh bạch: Chúng tôi liệt kê chi tiết từng khoản phí ngay từ ban đầu, không phát sinh chi phí ẩn tại cảng, giúp doanh nghiệp dễ dàng hoạch định giá vốn sản phẩm khi vận hành quy trình vận tải đường biển.
• Hỗ trợ thủ tục chính ngạch từ A-Z: Đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm tại Báo Đen Logistics sẽ thay bạn xử lý toàn bộ hồ sơ khai báo hải quan và xuất hóa đơn VAT đầy đủ, hợp pháp, giúp quy trình vận tải đường biển diễn ra an toàn.
• Hạ tầng kho bãi hiện đại: Hệ thống kho lớn tại các đầu bến Trung Quốc và Việt Nam giúp việc gom hàng lẻ (LCL) diễn ra liên tục, lịch tàu chạy ổn định hàng tuần, đảm bảo không bị gián đoạn dòng cung ứng.

6. Kết luận